为加强和规范机关档案工作，进一步提高档案管理水平，适应档案管理现代化的需要，更好地为安全生产服务，根据《中华人民共和国档案法》、档案行业标准《归档文件整理规则》的有关规定，制定本制度。
一、档案工作人员岗位职责
（一）认真贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策和法规，刻苦学习、不断提高文化和业务水平、适应工作的需要。
（二）负责文件材料的立卷归档工作，做好档案资料的整理、编目、鉴定、保管、统计、编研和系统化工作。
（三）加强档案室管理，年终对档案资料进行全面地核对清理，确保档案的完整与安全，并按规定及时向市档案局移交到期档案。
二、文件、材料收集归档
（一）收集归档范围。本机关在当年工作活动中形成的、具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求，由档案室统一保管。具体归档范围和保管期限，按照《保山市安全生产监督管理局关于文件材料归档范围和文书档案保管期限的请示》（保安监管〔2012〕12号）的规定执行。
（二）归档时间和方法。局机关发出的文件，由发文科室交局办公室归档；外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，由当事人在该项活动结束时交由档案室归档；局机关年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于次年一月底前交档案室归档。
（三）归档要求。各科室必须按照立卷归档的范围，将应归档的文件材料收集齐全、完整，规范整理，及时移交档案室；归档的文件材料，应保持其历史联系，正确区分保存价值，科学地分类立卷和编目，排列有序；归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件；装订卷宗要拆除卷内金属物，注意不同种类档案的装订要求；归档的照片、录音带、录像带要写上文字说明；移交案卷必须编制移交目录，交接双方根据移交目录清点核对并履行签字手续。
三、档案借阅管理
（一）借、查、阅档案，必须办理登记手续。借阅档案资料，严禁涂改、圈画、抽换、污损和折绉；抄录、复印、拍摄档案材料，必须经局领导批准。
（二）调借的档案，不得转借其他人员使用；未经局领导同意，档案材料不得向外公布。
（三）局党组会、局务会记录、人事任免、奖惩工作方面的材料及案件讨论记录，除有关领导外，一律不准查阅，更不得摘抄或复制。
（四）外单位查阅档案，凭单位介绍信，经局领导批准，方可办理借阅手续。
四、档案库房管理
（一）档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防止档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。
（二）按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。
（三）坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。
五、档案销毁
（一）档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。
（二）档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。经鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。
（三）档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。
（四）批准销毁的档案，应及时送指定地点销毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某件已销毁并签名盖章。
（五）档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。
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